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(一)審核
以組織的名義發(fā)布的會展文案在送請領導人簽發(fā)之前，應當先由辦公部門或會展領導機構下設的秘書部門對其進行審核把關，協(xié)調有關政策和各方面的工作，提高文案的質量。
1．審核的內容。
會展文案的審核主要包括以下幾個方面：程序方面(內容涉及的相關部門之間是否經(jīng)過協(xié)商，會簽手續(xù)是否完備；法規(guī)和規(guī)章的制定程序是否完備)、內容方面(是否符合國家的方針、政策和有關的法律、法規(guī)；是否符合會展活動的目標；與已經(jīng)發(fā)布的會展文案是否保持連貫性；提出的措施和辦法是否切實可行；反映的情況是否真實準確；介紹的經(jīng)驗是否典型可靠；講演文件的觀點是否正確、新穎)、文字方面(文字表述是否概念準確、簡明扼要、條理清晰、標點準確、語法規(guī)范；有無錯字、別字、漏字)和文檔管理方面(文種使用是否恰當；會展公文標印格式規(guī)定的各個項目是否齊全；秘密等級和保密期限、緩急程度、主送、抄送、傳達范圍、主題詞、印刷份數(shù)等的確定是否合理)。
2．審核的要求。
會展文案的審核要求對文稿逐字、逐句、逐條、逐項地進行認真檢查、對照、把關。審核中發(fā)現(xiàn)的問題，可視情況分別予以處理。
(1)職能部門能夠自行發(fā)布的文稿，可退回擬稿部門處理。
(2)內容上需要作較大修改的文稿，可提出意見后退回擬稿部門修改。
(3)未與有關部門協(xié)商一致的文稿，退回擬稿部門補辦會簽手續(xù)，也可由辦公部門出面組織有關部門協(xié)商。
(4)專業(yè)性較強的文稿，可以舉行專家咨詢會進行咨詢、論證。
(5)退回修改會耽誤時問的文稿，在征得擬稿部門的同意后，可由審稿人員直接修改。
3．發(fā)文稿紙。
以正式行文方式發(fā)出的會展文案，其送審稿應書寫或打印在統(tǒng)一制作的“發(fā)文稿紙”上，以便簽發(fā)、繕印、查閱和歸檔。
(二)審議
凡是提交給會議通過或共同簽署的文案，在通過或簽署之前要先進行審議。廣義上的審議，包括各種類型的會議對會議文件草案進行的討論、辯論、磋商、修改，如國際論壇的宣言在通過前，需要經(jīng)過全體成員的討論、修改，會談中的共同文件在簽署前要經(jīng)過各方的反復磋商；狹義上的審議，特指法定性會議在對會議文件表決之前所進行的討論、辯論和修改，如法定性代表大會上的報告、議案、決定、決議，都必須經(jīng)過代表們的認真審議。
