(一)簽發

會展文案在繕印之前應當經領導人簽發，一般的會展公文一經簽發，便由送審稿轉化為定稿，具有法律和行政效力。提交給會議審議的文案經提交機關或單位領導人簽發后，雖然還不能生效實施，但代表提交機關和單位的意志。

1．簽發的規章。
　　(1)凡以一級領導機關或法人單位名義發出的，內容重要或涉及面廣的會展文案，由機關或單位的正職或主持日常工作的副職領導人簽發。
　　(2)業務性會展文案，可由具體分管的副職領導人簽發。如問題較為重要，也可請正職領導人加簽。
　　(3)有關日常性工作的會展文案，經授權可由秘書長或辦公室主任簽發。
　　(4)在會議上討論、修改、通過的會展文案，整理后，可由會議的主席或秘書長或其他被授權人簽發。
　　(5)凡以機關或單位下設具有發文權限的部門名義發出的會展文案，應由部門負責人簽發。如是重要問題，可報請機關主管領導加簽。
　　(6)在實行集體領導的組織內，重要文件應由全體領導成員共同簽批意見；如已經過會議討論通過的，可由主要負責人簽發。
　　(7)聯合發文或內容涉及其他機關或部門的會展文案，應實行會簽。
　　(8)提交給特定會議審議的會展文案，應提交機關或單位領導人簽發。

2．簽發的要求。
　　會展文案的簽發對領導人具有明確的要求。
　　(1)認真細致。領導人在簽字前要認真審閱文稿，如需退回修改，可在發文稿的右空白處批明意見，或請秘書轉告擬稿部門。修改意見不應寫在簽發欄中。
　　(2)規范清楚。簽發時應由領導人在發文稿的簽發欄內寫明“同意”、“照發”等明確性意見，不得使用模糊性語言。然后署上姓名和日期。聯合行文應由主辦機關首先簽署意見，協辦單位依次會簽。一般不使用復印件會簽。

(二)表決
　　表決是法定性代表會議、合議制會議通過文件的必要程序。會議的審議性文件一旦表決通過，便轉化為成果性文件，其稿本形態也由草案轉化為定稿。

 參考資料：http://b.fanshu.com/ebook.aspx?metaid=m.20101210-m084-w084-077