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(一)審核
以組織的名義發(fā)布的會展文案在送請領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)之前，應(yīng)當(dāng)先由辦公部門或會展領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)下設(shè)的秘書部門對其進(jìn)行審核把關(guān)，協(xié)調(diào)有關(guān)政策和各方面的工作，提高文案的質(zhì)量。
1．審核的內(nèi)容。
會展文案的審核主要包括以下幾個(gè)方面：程序方面(內(nèi)容涉及的相關(guān)部門之間是否經(jīng)過協(xié)商，會簽手續(xù)是否完備；法規(guī)和規(guī)章的制定程序是否完備)、內(nèi)容方面(是否符合國家的方針、政策和有關(guān)的法律、法規(guī)；是否符合會展活動(dòng)的目標(biāo)；與已經(jīng)發(fā)布的會展文案是否保持連貫性；提出的措施和辦法是否切實(shí)可行；反映的情況是否真實(shí)準(zhǔn)確；介紹的經(jīng)驗(yàn)是否典型可靠；講演文件的觀點(diǎn)是否正確、新穎)、文字方面(文字表述是否概念準(zhǔn)確、簡明扼要、條理清晰、標(biāo)點(diǎn)準(zhǔn)確、語法規(guī)范；有無錯(cuò)字、別字、漏字)和文檔管理方面(文種使用是否恰當(dāng)；會展公文標(biāo)印格式規(guī)定的各個(gè)項(xiàng)目是否齊全；秘密等級和保密期限、緩急程度、主送、抄送、傳達(dá)范圍、主題詞、印刷份數(shù)等的確定是否合理)。
2．審核的要求。
會展文案的審核要求對文稿逐字、逐句、逐條、逐項(xiàng)地進(jìn)行認(rèn)真檢查、對照、把關(guān)。審核中發(fā)現(xiàn)的問題，可視情況分別予以處理。
(1)職能部門能夠自行發(fā)布的文稿，可退回?cái)M稿部門處理。
(2)內(nèi)容上需要作較大修改的文稿，可提出意見后退回?cái)M稿部門修改。
(3)未與有關(guān)部門協(xié)商一致的文稿，退回?cái)M稿部門補(bǔ)辦會簽手續(xù)，也可由辦公部門出面組織有關(guān)部門協(xié)商。
(4)專業(yè)性較強(qiáng)的文稿，可以舉行專家咨詢會進(jìn)行咨詢、論證。
(5)退回修改會耽誤時(shí)問的文稿，在征得擬稿部門的同意后，可由審稿人員直接修改。
3．發(fā)文稿紙。
以正式行文方式發(fā)出的會展文案，其送審稿應(yīng)書寫或打印在統(tǒng)一制作的“發(fā)文稿紙”上，以便簽發(fā)、繕印、查閱和歸檔。
(二)審議
凡是提交給會議通過或共同簽署的文案，在通過或簽署之前要先進(jìn)行審議。廣義上的審議，包括各種類型的會議對會議文件草案進(jìn)行的討論、辯論、磋商、修改，如國際論壇的宣言在通過前，需要經(jīng)過全體成員的討論、修改，會談中的共同文件在簽署前要經(jīng)過各方的反復(fù)磋商；狹義上的審議，特指法定性會議在對會議文件表決之前所進(jìn)行的討論、辯論和修改，如法定性代表大會上的報(bào)告、議案、決定、決議，都必須經(jīng)過代表們的認(rèn)真審議。
