有一個現實問題：是否有必要花錢花時間從一個城市趕到另一個城市出席會議？另一個重要的問題是：就協商效果和集體決策效果而言，直接的溝通是否更為有效？

根據INSEAD和美國西北大學凱洛格管理學院的教授的聯合研究，選擇何種方式的溝通取決于與對方的關系，即：是現有關系的維系還是新關系的建立？本項研究的首席研究員、INSEAD組織行為學助理教授羅德里克?斯瓦伯（Roderick Swaab）指出：“協商或集體決策的成功與否取決于與會者的態度以及他們過去的合作經驗。”面對面的交談可能是同僚之間增強信任和增進情誼的最佳途徑之一，不過，這未必是最佳協商或集體決策方式；相反，有時面對面的交流反而對協商不利。

何時適用何方式？

如果參與協商或集體決策的成員互不相識，使用直接的溝通渠道，比如讓與會者看到和聽到對方的面對面會議或視頻會議，將有助于雙方建立友善氣氛，達成理想效果的機率也會更大。因為音調、面部表情和手勢等非語言信息都有助于與會者增強相互間的了解，培養信任，分享信息。研究人員還發現，正面的溝通渠道對于較大群體的交流和解決較復雜課題具有更佳效果。

而如果團隊成員已有良好的合作關系，那么選擇面對面交流、視頻交流、抑或是Skype、電郵和實時信息的交流所取得的效果都不會有太大差異，斯瓦伯解釋道。在協商中，假如協商雙方有某種利益權衡，致力于達成互利協定；或者當團隊成員都擁有充足的信息，那么協商或集體決策的效果將更佳。“如果協商雙方之前已經有良好的合作關系，他們在溝通的過程中就會基于雙方的良好意愿和彼此間的相互信任力求達到雙方互利的最佳效果。”他解釋說，這時面對面交流與否對結果的影響就不是很明顯。

然而，研究顯示，如果協商雙方存在分歧沖突，或是抱有壓倒對方的想法，正面交流將是雪上加霜。這是因為“正面交流不僅傳遞信息，同時也強化情感；看到、聽到或直接響應他人有可能加劇業已存在的分歧”。如果協商陷入僵局，采取非正面交流方式并由第三方出面協調將取得較好效果。

斯瓦伯的研究源于當今廣泛流傳的兩種相互矛盾的研究成果：有些研究肯定了面對面交流的好處，而另一些研究結果卻剛好相反，認為目光接觸可能反而不利。為探索分析兩種研究成果的分歧，斯瓦伯和他的團隊開發了一個理論模式，分別對兩種溝通方式對協商和決策效果的影響進行研究和比較。斯瓦伯稱：“我們的目標是解決這些矛盾，并提出一個基本上能全方位解析這些研究結果的模式。”

文化因素

由于虛擬團隊日益跨地域跨文化，文化背景因素無疑不容忽視。教授們在研究中發現，當人們互不了解時，正面交流與否對西方文化的影響大于東方文化。 “東方人強調整體性與和諧性，他們的求同思維在協商和決策過程中一般體現為力求合作，互利互惠，因而交流方式對結果的影響也就不那么大了。而西方人則重視個體性，他們強調求異思維，這時，采取何種溝通方式對協商或決策效果的影響就有所不同。”

資料整理：杭州伍方會議服務有公司