會議策劃服務的交通主要指地面交通。地面交通范圍較廣，包括當?shù)罔F路系統(tǒng)、機場接送巴士、酒店免費汽車、常規(guī)價和團體價出租車、大型轎車等。

如果會議有特殊安排，不管是機場接送還是會外活動，會議策劃人員都要提前通知與會人員。另外，要提前通知機場、旅行社等安排一些車輛在某個時間段接機。如果是在大城市，或者車輛要在交通高峰期穿越市中心商業(yè)區(qū)，那么你要把與會者集中到達或離開的大致時間提前告訴服務公司。

會場與會場之間的往返大巴服務通常并不是最好的解決辦法，因為它既復雜又昂貴。我們知道，會議策劃者最重要的工作之一就是減少開支并避免問題的出現(xiàn)。要實現(xiàn)這個目標，會議策劃者應該進行深入的調(diào)查和研究，制定出針對性的計劃并確定具體開支多少。減少開支、避免問題最簡單的辦法是把費用打在會議注冊費里或贊助費里。

為了向與會者提供最好的地面交通服務，會議策劃人員應該盡可能提前準備。比如，在為一個要在多個地點舉行的會議選擇酒店時，你就要事先留意各地點之間的交通線路。在選擇地面交通服務商時，不要只咨詢一家或兩家公司，要多咨詢幾家，并向它們提供與交通相關的所有詳細信息。對于大巴往返服務，會議策劃者應向服務商弄清楚以下幾點：最低收費是多少（包括司機費用）；超時收費的標準是什么；是否提供指示牌；非高峰期服務（可選擇）如何安排；調(diào)度員是否有對講機、調(diào)度員費用是多少、地面交通管理人員的費用是多少等等。另外，還要問清楚收費是從車輛出庫時起算還是以到達出發(fā)地點為準。

資料整理：杭州伍方會議服務有限公司