為什么伍方會議服務會說選定會務代理是組織年會便捷可靠的方法呢？

第一，可以節省預算，花同樣的錢可以辦更多的事。一般而言,酒店的價格從高到低會分為:門市價、前臺折扣價、商務公司價格、會議團價、旅游團價五個檔次。直接向酒店訂場地和客房反而比通過會務公司報價高

第二，可以節省時間、簡化操作流程。專業的會展代理對酒店場地及提供的服務都比較熟悉，它們可以按照要求很快找到合適的地點和報出初步的預算。

第三，更好地協調酒店關系，以保障會議的順利進行。年會的組織實施是個繁瑣的服務過程，它是一個需要很多協調工作的系統工程。會務代理公司的操作經驗以及和會務酒店良的好合作關系是非常重要的。比如CHEACK IN,按照酒店的規定，在下午14:00以后客人方可入住，特別是在旅游旺季。如果您的會務活動人數眾多(比如用房數在100間以上),而酒店在前一天是滿房的情況下,就會造成大批客人到店后無法入住的情況,這時候就需要會務代理公司動用人脈和酒店各部門(前臺、禮賓部、客房部等)進行協調,以解決入住問題。另外，在會場搭建時的提前進場時間也需要和酒店工程部、宴會廳及保安部進行協調,如果沒有會務公司的協作,組織者會增加很大的難度。

在確定方案環節,首先要將此次活動的核心議題合理地安排到會議議程當中。根據伍方會議服務多年的經驗，主會場、舞臺及背景搭建、節目選擇、餐標及菜單、房間、接送機、會后旅游這七項是在這一環節最須留意的地方。