伍方會議服務多年來都是先創建一個工作進度表，這是提高效率、保障活動順利進行的有效手段。工作表的內容要包括以下幾個方面：

邀請的貴賓及確認其成行；
 舞臺設計、場地搭建、燈光音響布置的完成；
文書工作、會議資料的準備；
房間分配表；
用餐（餐標、菜單、主桌、臺卡）；
交通安排；
各項工作的負責人及聯絡方式；
支付各項定金的時間表；
表演者的邀請及確認；
禮品、胸花、指示牌、胸卡；
會務照片及錄像資料的制作和贈送。
 

在檢查準備工作的時候，關鍵點是：圍繞年會的目的、重要人物、核心議題的關聯活動是否夠豐富、夠突出。
在結算環節，關鍵是在活動進行過程當中，要事先指定專人在酒店的每個消費場所簽單確認。比如自助餐的用餐人數、用車的時間及里程、洗衣及長途電話費、上網費 、酒水、大堂吧消費、迷你吧消費、會議茶歇的人數等等。一般而言，酒店的各項預定都有保證人數的要求，在預計人數的5-10％以內，酒店是可以靈活處理的。
總結報告的內容應該包括此次活動是否達到了預期目的，預算執行情況、對會務代理的服務評價、不足和建議。

資料整理：伍方會議服務