一、人員分工

由年會小組的負責人依據大家本身的特長來分配工作。有組織能力的人會去發動公司的員工，并將大家組織在一起排練在年會上演出的才藝，為表演的人安排練習場所，聯系現場的服裝化妝等一切相關的工作。有人負責采購一切活動所需要的物品，有人負責與場地進行聯系及協調工作，有人督責公司內部的協調工作等等。年會小組中每個人都將獨立負責自己的環節部分的準備工作，并及時一、統一向負責人報告，確保活動的順利進行。同時，負責人也應準備一套應急預案以確認突發情況的發生。伍方會議服務一直相信團隊的力量是無窮的。

二、嘉賓邀請

由專門負責此項工作人員進行嘉賓邀請。有的公司年會會邀請一些公司的重要客戶或嘉賓來參加，不僅能讓客戶和嘉賓感到收到重視，更能讓客戶了解公司的實力以及員工的素質。另外，如果資金允許，還會特別的去邀請一名到兩名社會上的知名人士來到現場參與表演或是互動。

三、節目預演

公司的年會上都會有公司的員工參與或編排的表演。可以請來專業的老師進行指導并協助編排節目。

因為大家都不是專業演員，必須要多做整合預演。可以集中所有演出人員及主持人，在布置好的現場按照時間順序彩排各個環節。彩排能夠使演出人員熟悉舞臺位置，上下臺方向，現場音樂效果并了解如何和其他人員如何配合。

四、制作、購買物品：

伍方會議服務通常會在年會開始的前一天布置，（也要考慮吧到工作量是否合適）。現場搭建，包括舞臺區，嘉賓區（餐區），VIP室，候場區，化妝區。有些公司為了體現出對員工的細致，還會特別準備餐前交談區及吸煙區等。