還記得你上一次出席過的高效會議嗎？會議議程明確；時間按照開始、中間和結(jié)束階段合理劃分；逐步討論每個行動項目；信息清晰、傳播高效。但還缺了點什么。真正的價值、創(chuàng)造性和創(chuàng)新往往出現(xiàn)在會外。員工可能會在開會前幾分鐘設(shè)計出一項新的廣告活動，或在會間休息時集思廣益，解決某個客戶問題。會后，員工也許會構(gòu)想出新產(chǎn)品或新服務(wù)的好點子。在無拘無束的時刻，人們彼此往來，分享創(chuàng)意，開展創(chuàng)新。但是，如果能把這些時刻引入會議，會如何？

　　高管們大約有一半的工作時間都在開會——而這些時間又有一半是無效的，其中30%的會議時間都用來討論沒有結(jié)果的問題。當(dāng)然，并不是所有的會議都毫無成效，但還有更好的辦法來溝通信息、動員員工和鼓勵創(chuàng)新。要改進會議，可以采取以下步驟：

　　1. 專注于激勵員工的因素。丹尼爾·平克（Daniel H. Pink）在其著作Drive（中譯名《驅(qū)動力》，中國人民大學(xué)出版社2012年出版）中列舉了三種能激勵我們的心理需求。“能力”代表著我們提高自身技能、追求更重要之事的需求，“自治”是我們主導(dǎo)自己生活的愿望，而“關(guān)聯(lián)”則是我們交往和關(guān)愛他人的需求。當(dāng)這些需求得到滿足后，員工的敬業(yè)度、工作積極性、生產(chǎn)率、創(chuàng)新能力和忠誠度都會提高。那么，我們該如何將這些激勵因素潛移默化地融入會議呢？

　　2. 將會議變成戰(zhàn)略參與討論會（strategic engagement session，SES），以激發(fā)團隊的共同創(chuàng)造力為重點，從新的角度了解有待解決的問題，進而創(chuàng)造價值。在低效的會議上，領(lǐng)導(dǎo)者占用大部分時間發(fā)布信息，其余的時間告訴與會者這些信息對他們來說意味著什么。

　　想象一下，有一個工作小組，其成員各具其才，為團隊做出同等的貢獻。居于團隊核心的領(lǐng)導(dǎo)者，其角色是引導(dǎo)參與者完成活動，提出啟發(fā)性的問題，鼓勵每個人積極參與。

　　假設(shè)公司召開一次預(yù)定為1小時的月度情況報告會。不要將90%的時間用于信息發(fā)布，10%的時間用于討論，可以試試4D SES形式：開會前，發(fā)布（Distribute）戰(zhàn)術(shù)數(shù)據(jù)；用5分鐘來確定（Determine）數(shù)據(jù)是否具備基本的清晰度和背景，回答問題，將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為信息；用25分鐘指導(dǎo)（Direct）大家理解信息，解析信息的含義，避免造成誤解。運用“展示－思考”練習(xí)。推動關(guān)鍵問題的討論，期待所有人都能積極出謀劃策。綜合重要結(jié)果，尊重不同意見。用30分鐘將每個人的創(chuàng)造力相結(jié)合，制定關(guān)鍵標(biāo)準(zhǔn)，推動（Drive）新結(jié)果轉(zhuǎn)化為知識。將“展示－思考”練習(xí)的成果加以整理，形成成熟的結(jié)果，例如添加知識定義的行動計劃。

　　籌備SES

　　遵循以下9條指導(dǎo)原則，會議領(lǐng)導(dǎo)者便會成為鼓勵大家積極參與的會議協(xié)調(diào)人：1）保持目光接觸，建立關(guān)系，讓對話富有意義。2）承認各人知識儲備的差異，因為與會者的背景和專長各不相同。設(shè)定平衡的基調(diào)，營造非評判性的文化氛圍，讓大家放心大膽地提問。3）推進開放式討論。幫助別人發(fā)言，但不要替他們發(fā)言。可以提出諸如“對你來說，這在工作中意味著什么？”之類的問題。通過提示“請再給我講講這一點”來鼓勵進一步的討論。4）如實表達自己的想法，但不要不懂裝懂。只有協(xié)調(diào)人不包攬大部分討論，才能涌現(xiàn)出更妙的創(chuàng)意。5）提出問題、尋求理解、發(fā)現(xiàn)意義。求知欲會推動溝通，激發(fā)進一步了解他人的愿望。6）通過確認自己已經(jīng)了解與會者的建議或意見，對其表示認可。7）如果出了錯，要找機會承認。當(dāng)你承認自己從未有過某些想法時，你便同與會者拉近了關(guān)系，賦予他們自主權(quán)。8）交替擔(dān)任領(lǐng)導(dǎo)者和追隨者。將指揮權(quán)交給與會者，仔細傾聽，遵從他們的領(lǐng)導(dǎo)。9）運用幽默。要想消除緊張感，沒有什么比歡笑更快。保持輕松氛圍，從日常情境和話語中尋找幽默。