會議費用需要報銷的，須辦理相關手續或滿足相應條件：

1、教學單位參加對專業建設、學科建設等有重大意義的學術會議的會務費，伍方會議服務都會要求報單位領導簽字并注明情況后，經分管校領導審批。 

2、行政機關需符合下列全部條件： 

①主管部門召開的工作會議； 

②有正式會議通知； 

③取得合法收款票據； 

④分管領導審批。 

3、報銷時，應將會議通知附于票據后。電話通知的應在出差事由中注明。

費用報銷的注意事項：

1、發票各項要素要齊全，要有開具發票單位的財務專用章（或發票專用章），發票上要注明日期和內容，客戶名稱必須填寫正確。

2、會議費發票報銷時必須附帶會議通知。(會議通知內容必須要有開會地點、參加人數、預算費用金額等要素) 

3、報銷單的要素：必須有時間（即年、月、日），報銷的項目，金額的小計與總計及大、小寫，所貼的附件（即發票）張數，經辦人簽名。

資料整理：伍方會議服務