住宿表格通常由伍方會議服務這樣的主辦單位印制，但準備表格前先確認有關作業(yè)原則，例如截止收件日、確認回函寄給主辦單位或飯店、是否接受電話詢問。雖然有些住宿表格對某一特定團體要求一些額外資料，一般標準表格包括下列內容：

1．主辦單位名稱。　                       
2．會議名稱。
3．會議日期。
4．會議地點。
5．收件截止日期。
6．確認函回信地址。
7．各飯店的房價。
8．稅金明細。
9．飯店的地理位置圖。
10．注明項目：
(1)選擇飯店偏好。
(2)哪種類型房間。
(3)訂房人名字。
(4)抵達日期時間。
(5)離開日期。
11．注明訂金支付。
12．注明有關取消和更改處理方法。
13．注明什么時候由誰寄發(fā)確認函。
14．注明接受或不接受電話詢問和預訂。
15．如果接受信用卡注明哪種信用卡、號碼、到期日和簽字。
16．填寫名字、地址、電話以便寄確認函。
17．為了避免誤解，如果在表格中沒有注明房間類型時，最好提供住宿資料。
(1)單人房：一個人住，一張床。
(2)二人房：兩個人住，一張床。
(3)雙人房：兩個人住，二張床。
(4)其他。

資料整理：伍方會議服務