請柬與邀請函要提前發出，以便參考者提前安排時間；請柬與邀請函的樣式、紙張取決于會議與活動的類型，可以是卡片，也可以是信函的形式，越是重要的會議，請柬與邀請函的預算越高；對有回復要求的請柬與邀請函要做好跟蹤，對回復要及時登記，以便統計精確的人數，人數在預定餐飲、住宿等項時，非常重要，也與會議的預算密切相關。

關于請柬與邀請函，伍方會議服務認為必須具備以下7項信息：

1、活動類型
2、活動日期、時間 與會期
3、會議邀請者與被邀請者
4、會議地點
5、是否需要回復
6、提供的餐飲
7、其他信息，如著裝要求、地圖、旅行安排等

邀請函范文

XXX先生/女士：

XX公司將于2月5日8：30-17：00，舉辦XXX會議，特邀請XXX派員參加。會議議程如下：
……

會議地點在XXX，會議提供午餐及茶點。請貴公司于xx月xx日前提供參會人員人數及名單。

因有團隊活動，參會者請著休閑裝。本公司有安排專車前來接送。

                                                                                                         伍方會議服務

                                                                                                           XX月XX日