摘要：據杭州伍方會議服務的了解，一個年銷售額達數百億元的大型企業，每年在會議相關方面的開支就超過一億元。

會議作為人們相互交流的工具和手段，是任何單位都不能缺少的。很多會議都要到外面去開，都要使用各種社會資源，這其中除了花費大量的時間成本之外，直接的開銷也是很大的。因此如何提高會議效率，降低會議開支，成了企事業單位、社團組織等會議組織機構關心的一個重要問題。

    從杭州伍方這么多年的會議服務工作經驗來看，我們國家的大多數單位對會議成本管理存在著不少誤區，而這些誤區又從根本上影響著會議的管理與決策。因此，弄清楚影響會議成本的一些關鍵因素，盡快從這些誤區中走出來，是提高會議效率、降低會議成本的第一步。

    首先，只重視單個會議的成本，忽略了會議整體規劃與管理。我們國家企事業單位內部很少設有類似于西方國家的“會議管理”這樣的機構，也談不上對會議進行科學規劃和統一協調。發達國家企業及社團組織會議管理的實踐證明，對會議進行集中管理是提升會議效率、降低會議成本的有效途徑。我們不少辦會單位的領導只簡單地要求組會人員想辦法降低會議成本，很少從戰略角度思考會議管理問題。

    其次，只重視會議的直接成本，忽略了會議效果與成本之間的必然聯系。會議，作為實現某種目的工具和手段，其追求的目標是綜合的效果，而不是簡單的直接開支的降低；

    其三，只重視會議的中后期運作，忽略了會議的前期策劃和深入的討論分析。由于會議組織機構對會議策劃的流程了解不夠或者說重視不夠，沒有對會議相關的社會資源進行有效的挖掘和整合，致使會議的創新性不足，吸引力不強，雖花費了大量的精力和開支，但效果還是打了折扣。比如，在組織會議時，我們對于會議的基本要素中的地點和場所的選擇、會議附加活動的策劃和運用等，就挖掘的不夠深入。博鰲亞洲論壇的高級總監姚望先生在談到會議策劃時，就特別強調了這兩點的重要性。美國會議專業機構的調查表明，會議地點與場所的選擇以及附加活動的安排，已經超過會議的內容，成了人們決定是否參加某個會議時首先考慮的兩個問題。

    最后，有些單位負責人認為，會議方面的事兒很簡單，設專人或成立專門部門沒有必要。這明顯是一個誤區。由于沒有專人負責會議策劃與管理，各單位在會議策劃的嚴密性與創新性、社會資源的合理運用、會議成本細節的把握、專業通道的建立等方面，都做得不夠到位，而這些因素又從根本上影響著會議成本。資料顯示，美國一些大型企業在引進會議統一管理機制后，會議成本通常能夠降低10-20%。我們國家的企業如果也這么做了，一年下來能節省多少開支并不難想象。

  經過以上分析，杭州伍方會議服務認為，制約會議成本的因素是多方面的，如果與此相關的一些關鍵問題得不到解決，在表面上下再大的功夫，會議成本的困惑恐怕也很難真正消除，同時這也是證明了會議服務機構產生的必然性。