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會議的目標和任務會議的目標和任務是決定會議形式的主要因素。目標、任務不同，會議的形式也就不同。
會議的功能不同形式的會議，其功能也各有側重。有的會議側重于交流信息，有的會議側重于聯絡感情，有的會議側重于決策，等等。會議的組織者應當根據會議的目標，并在考察各種類型的會議功能的基礎上，選擇合適的會議類型。
會場座位格局會場的座位格局也就是與會者座位的擺放形式。不同形式的座位格局會產生不同的會場效果。會場的座位格局可分為上下相對式、全圍式、半圍式、分散式和并列式。
上下相對式座位格局的主要特點是主席臺和代表席采取上下面對面的形式，突出主席臺的位置，會場氣氛比較嚴肅和莊重。這種格局適合召開大中型報告會、總結表彰會、代表大會等。
全圍式座位格局的主要特點是不設專門的主席臺，會議的領導、主持人和其他與會者圍坐在一起，形成融洽與合作的氣氛，體現平等和相互尊重的精神，有助于與會者之間相互熟悉了解和不拘形式地發言，使與會者暢所欲言、充分交流。全圍式座位格局適用于召開小型和特小型會議以及座談性、協商性等類型的會議。
半圍式座位格局介于上下相對式和全圍式之問，即在主席臺的正面或兩側安排代表席，形成半圍的形狀，既突出了主席臺的地位，又增加了融洽的氣氛，適用于中小型的工作會議等。
分散式座位格局是將會場座位分解成由若干個會議桌組成的格局，每一個會議桌形成一個談話交流中心，與會者根據一定的規則安排就座，其中領導人和會議主席就座的桌席稱作“主桌”。
這種座位格局既在一定程度上突出主桌的地位和作用，同時也給與會者提供了多個談話交流的中心，使會議的氣氛更加輕松、和諧，適合召開規模較大的聯歡會、茶話會、團拜會等。
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