組織籌備一次慶典，如同進(jìn)行生產(chǎn)和銷售一樣，先要對(duì)它作出一個(gè)總體的計(jì)劃。商務(wù)人員如果受命完成這一任務(wù)，根據(jù)伍方會(huì)議服務(wù)的經(jīng)驗(yàn)可以給您兩大要點(diǎn)的建議：其一，要體現(xiàn)出慶典的特色。其二，要安排好慶典的具體內(nèi)容。

毋庸多言，慶典既然是慶祝活動(dòng)的一種形式，那么它就應(yīng)當(dāng)以慶祝為中心，把每一項(xiàng)具體活動(dòng)都盡可能組織得熱烈、歡快而隆重。不論是舉行慶典的具體場(chǎng)合、慶典進(jìn)行過程中的某個(gè)具體場(chǎng)面，還是全體出席者的情緒、表現(xiàn)，都要體現(xiàn)出紅火、熱鬧、歡愉、喜悅的氣氛。惟獨(dú)如此，慶典的宗旨——塑造本單位的形象，顯示本單位的實(shí)力，擴(kuò)大本單位的影響，才能夠真正地得以貫徹落實(shí)。

慶典所具有的熱烈、歡快、隆重的特色，應(yīng)當(dāng)在其具體內(nèi)容的安排上，得到全面的體現(xiàn)。

（1）慶典策劃：確定來賓及發(fā)放請(qǐng)柬；

（2）設(shè)計(jì)慶典活動(dòng)程序。

（3）落實(shí)致辭人和剪彩。

（4）編寫宣傳材料和新聞通訊材料；

（5）慶典活動(dòng)的接待工作；設(shè)置接待室。

在慶典的籌備組織內(nèi)，根據(jù)實(shí)際需要，下設(shè)若干專項(xiàng)小組，分別針對(duì)如公關(guān)、禮賓、財(cái)務(wù)、會(huì)務(wù)等各專項(xiàng)負(fù)責(zé)，使權(quán)責(zé)清晰明確。其中禮賓組，最為重要。

舉行慶祝儀式的現(xiàn)場(chǎng)，是慶典活動(dòng)的中心地點(diǎn)，應(yīng)精心布置好。對(duì)它的安排、布置是否恰如其分，往往會(huì)直接地關(guān)系到慶典留給全體出席者的印象的好壞。依據(jù)儀式禮儀的設(shè)計(jì)程序，在布置舉行商務(wù)類型的慶典現(xiàn)場(chǎng)時(shí)，需要通盤考慮：

一，地點(diǎn)選擇。

二，環(huán)境美化。

三，場(chǎng)地大小。

四，音響準(zhǔn)備。

和眾營銷策劃認(rèn)為應(yīng)當(dāng)精心擬定好慶典的具體程序。一次慶典舉行的成功與否，與其具體的程序不無關(guān)系。伍方會(huì)議服務(wù)在擬定慶典的程序時(shí)，堅(jiān)持兩條原則：一，時(shí)間宜短不宜長。大體上講，它應(yīng)以一個(gè)小時(shí)為其極限。這既為了確保其效果良好，也是為了尊重全體出席者，尤其是為了尊重來賓。第二，程序宜少不宜多。

資料整理人：小艷