組織籌備一次慶典，如同進行生產和銷售一樣，先要對它作出一個總體的計劃。商務人員如果受命完成這一任務，根據伍方會議服務的經驗可以給您兩大要點的建議：其一，要體現出慶典的特色。其二，要安排好慶典的具體內容。

毋庸多言，慶典既然是慶祝活動的一種形式，那么它就應當以慶祝為中心，把每一項具體活動都盡可能組織得熱烈、歡快而隆重。不論是舉行慶典的具體場合、慶典進行過程中的某個具體場面，還是全體出席者的情緒、表現，都要體現出紅火、熱鬧、歡愉、喜悅的氣氛。惟獨如此，慶典的宗旨——塑造本單位的形象，顯示本單位的實力，擴大本單位的影響，才能夠真正地得以貫徹落實。

慶典所具有的熱烈、歡快、隆重的特色，應當在其具體內容的安排上，得到全面的體現。

（1）慶典策劃：確定來賓及發放請柬；

（2）設計慶典活動程序。

（3）落實致辭人和剪彩。

（4）編寫宣傳材料和新聞通訊材料；

（5）慶典活動的接待工作；設置接待室。

在慶典的籌備組織內，根據實際需要，下設若干專項小組，分別針對如公關、禮賓、財務、會務等各專項負責，使權責清晰明確。其中禮賓組，最為重要。

舉行慶祝儀式的現場，是慶典活動的中心地點，應精心布置好。對它的安排、布置是否恰如其分，往往會直接地關系到慶典留給全體出席者的印象的好壞。依據儀式禮儀的設計程序，在布置舉行商務類型的慶典現場時，需要通盤考慮：

一，地點選擇。

二，環境美化。

三，場地大小。

四，音響準備。

和眾營銷策劃認為應當精心擬定好慶典的具體程序。一次慶典舉行的成功與否，與其具體的程序不無關系。伍方會議服務在擬定慶典的程序時，堅持兩條原則：一，時間宜短不宜長。大體上講，它應以一個小時為其極限。這既為了確保其效果良好，也是為了尊重全體出席者，尤其是為了尊重來賓。第二，程序宜少不宜多。

資料整理人：小艷