伍方會議服務認為年會的組織大致可以分為七個環節：
（1）確定活動立項
（2）制定預算
（3）選定會務代理
（4）確定方案
（5）確認實施細節
（6）結算
（7）總結

年會的組織有五個要素：
（1）預算
（2）人數
（3）參會人員組成
（4）會議主要議題
（5）會議時間

        這五個要素牽涉到在整個年會組織過程中選址、酒店、餐標、禮品、活動安排等一系列決策。
        不過在這里，伍方會議服務提醒大家在制定預算環節，主要考慮交通、住宿、膳食、會議綜費、禮品，有的年會還要加上會后的旅游預算。