組織一個高效率的會務籌備組，選好一個干練、認真的籌備組負責人，是會議成功的先決條件。會議籌備組的負責人，應是本單位比較有影響的人物，不但有較強的組織才能，而且有一點的凝聚力；不但自身各方面能力較強，而且能以身作則，關鍵時候可以帶領會務組全體人員突擊某項工作。如果允許，籌備組的負責人最好是會議主持人。會議籌備組應下設兩個小組：秘書小組與會務小組，前者主要負責文字宣傳準備，后者主要負責除文字宣傳以外的所有工作，從會前的準備，會議開始的接待，會議中間的服務，直至會后的送行等等。會議籌備組的主要負責人和兩個小組的負責人要及時溝通信息，在總的日程安排下，作詳細的準備工作及日程進度計劃，以確保會議準備工作的完善。

會務準備

  伍方會議服務在會前會組織，會務小組負責，會務準備的內容很多，主要有：

1.擬發好會議通知。會議通知必須寫明開會的時間、地點及會議主題和會議參加者等內容。會議時間一般不應選擇在重大節日和假日，因為這些日子是與會者的休息日。為了使會議參加者能對自己的工作做好安排，有的會議通知還應寫明閑會時間。發會議通知要提前一定的時間，以便會議參加者有所準備。根據會議的內容和參加者的地區范圍，會議通知可采用張貼的辦法，也可郵寄。郵寄會議通知時在信封上寫明“會議通知，收到急轉”的字樣，以免中途耽擱。對外地的會議參加者，有關住宿和差旅費等問題都應一一寫明，以免造成不必要的麻煩。

2.安排好會場。會場的大小，要根據會議內容和參加者多少而定。會場的布置也要和會議的內容相稱。在一些型會議的廣場或門口還應張貼“歡迎”之類的告示。如果會場不易尋找，應在附近安設路標以作指引。會標因在主席臺上方，一般紅底白字或黑字，字要端莊大方。兩例或四周可布置一些帶有鼓動性、號召性的標語。座位的安排應根據會議的類型，選擇圓形會場排列或正方形、長方形、對稱形、凹字形等座位排列。擺設方面，應根據會議類型擺設，烘托會議氣氛。如慶祝會應布置得喜氣洋洋；座談會、協商會應體現和諧、平等的氣氛。布置應注意顏色的心理效果和花草、盆景的安排。另外，音響、燈光要和開會氣氛相協調，開會前檢查音響、燈光，以防出現問題。

3.做會務預算。會議的預算一般包括：場地租用費、會場布置費、印刷品費、文書用品費、交通費、電話費、茶點飲料費、禮品費等。 

4.其他準備。根據會議的需要，決定會議是否需要組織參觀、小型便宴等活動，做相應的準備。

資料整理：旭芳