布置會議場地，應考慮會議的性質及與會人數的多少。

　　座位編排與會議成效的高低具有密切的關系。除了座位的安排之外，在布置場地時，伍方會議服務提醒仍須注意以下幾項：

　　(1)應先決定準不準在會場吸煙。倘若準于吸煙，則應準備煙灰缸。倘若不準吸煙，則不能讓煙灰缸在會場中出現。此外，你最好能在會場中張貼不準吸煙的標志或文字。當與會人數眾多時，你也可以按實際需要，將座位區分為吸煙區及非吸煙區。

　　(2)如與會者之間彼此并不熟悉，則應考慮是否事先準備姓名卡片。

　　(3)準備視聽器材。黑板(白板)、白報紙、甚至幻燈機、投影機與放映機等應該被視為一般會議可借用的基本工具。

　　但要特別注意的是：幻燈機、投射機與放映機所投謝出來的文字或圖形，應讓全部與會者都能看清楚，而且它們應準備就緒以便隨時啟用。

　　(4)除非是較長的會議，否則盡量不要提供茶點，以防與會者分心。

　　(5)當議程甚短且無需作記錄時，可考慮采取站立的方式開會。

　　現場控制是體現總協調人應變能力的一環，事實上，一個好的協調人會將工作做在前面：首先是預防變數的發生。比如平時做一些培訓，事前做一些排練。

　　從伍方會議服務多次實踐來看，現場的突變往往是因為溝通不暢，考慮不周，以及禮節上的疏忽。應該重點重視這些方面；其次，要在事前準備好備選方案；再次，注意積累現場的靈活應變的處理技巧。