桌面會議是指兩個或兩個以上不同地方的個人或群體，通過會議平臺（IM）及多媒體設備，將聲音、影像及文件資料互相傳送，達到即時且互動的溝通，以完成會議目的之系統設備。

桌面會議有三種好處。“硬件”上的好處是可以衡量的。然而“軟件”和“戰略”上的好處很難衡量。它們必須包含在綜合分析公司在視頻會議投資成本與利益中。

硬件好處　減少花費

更少的旅行、住宿、娛樂花費

更高的生產力

更少的時間花在旅行上，而更多的時間用在生產工作

充分利用資源

關鍵人物、關鍵信息變得更容易接近

軟件好處　流暢的溝通

人們更頻繁的聚在一起，更有效的分享信息

更快地作出決策

更容易接近關鍵人物

良好的工作環境

沒有汽車或者飛機噴射出來的氣體的毒害

戰略好處　制定最優化決策

決策不僅會更快，而且有更多參與者的意見與贊同

更快的的危機處理

無論主管人員在何時何地，都能在短時間內召集決策