安排定期例會

伍方會議服務(wù)在活動執(zhí)行中召開的會議包括：與會展項目發(fā)起人的一對一會議；與小組成員的一對一會議；小組的項目進(jìn)展會議；解決問題的會議；協(xié)同者的協(xié)調(diào)會議；與客戶的通報會議等。這些會議有助于審查項目進(jìn)度、改進(jìn)工作過程、清楚障礙、解決問題。要注意會議議題必須明確，且只讓相關(guān)人員參加。

由獨(dú)立方進(jìn)行評審

對于所有審計工作，應(yīng)任命一位專職審計員。對小組工作，應(yīng)由獨(dú)立方進(jìn)行評審。對不可量化的工作進(jìn)度也應(yīng)由獨(dú)立的一方進(jìn)行估計。描述團(tuán)隊評審會議的結(jié)果，應(yīng)有現(xiàn)成的實施計劃。實際項目成本應(yīng)能很好地同計劃成本進(jìn)行對比。

管理落實到個人

每個項目成員都有自己的任務(wù)。對所有團(tuán)隊成員都進(jìn)行了掙值分析(earned value analysis)培訓(xùn)。以積極的方式處理個人問題。不應(yīng)忽視曠工、人員調(diào)整等情況。調(diào)任或終止工作的項目成員，應(yīng)有交接手續(xù)，或留下書面說明。

連續(xù)詳盡的項目記錄

應(yīng)有日常的備忘錄、階段性總結(jié)和里程碑事件報告。由項目實施者對工作的情況進(jìn)行13記錄。延誤的原因和其他問題除了在進(jìn)度報告中說明外，還要記錄在項目筆記中。對于那些預(yù)計對項目績效會有嚴(yán)重影響的情況，在進(jìn)度報告中要用“小紅旗”表示出來。進(jìn)度報告應(yīng)以合適的增加量進(jìn)行分發(fā)。

及時處理“意外”事變

應(yīng)遵循變更程序。當(dāng)對一個風(fēng)險任務(wù)未留應(yīng)急儲備時，應(yīng)采取預(yù)防措施減小風(fēng)險；當(dāng)意外資源短缺時應(yīng)及時處理；鼓勵團(tuán)隊成員提供有關(guān)潛在問題的“預(yù)警”。

統(tǒng)籌安排項目任務(wù)

管理好關(guān)鍵路徑上的活動，以便按時完成，最好是提前完成具有浮動時問的任務(wù)。應(yīng)盡可能用最短的時間完成，保留浮動時間用于處理無法預(yù)料的問題。所有工作在項目上的小時數(shù)都能回頭追溯到該項目，包括義務(wù)加班的小時數(shù)。對偏離目標(biāo)的任務(wù)應(yīng)編制糾正措施，并報批準(zhǔn)。不應(yīng)僅僅用線性預(yù)測來估算剩余工作。

營造良好的工作氛圍

在項目團(tuán)隊中應(yīng)有一種公開討論和調(diào)查的氣氛，應(yīng)保持最低的競爭。給團(tuán)隊成員的備忘錄需帶有“請回復(fù)(RSVP)”字樣，以保證他們收到。對于可能影響職能部門經(jīng)理的變更，應(yīng)通知他們。項目經(jīng)理應(yīng)使所有團(tuán)隊成員盡可能全面地了解項目的有關(guān)信息。對比原計劃要好的執(zhí)行情況或創(chuàng)意應(yīng)該鼓勵，以保持良好的團(tuán)隊士氣。

進(jìn)行有效的決策

伍方會議服務(wù)在決策的過程中都盡可能在項目最低級制定，以減少失誤，避免瞎指揮。適當(dāng)?shù)臅r候采用集體決策，但不是任何時候都需要。對采取項目經(jīng)理負(fù)責(zé)制的會展項目，項目經(jīng)理的決策應(yīng)無條件接受。