活動(dòng)管理過程不僅僅是指發(fā)生在活動(dòng)進(jìn)行中的管理工作。活動(dòng)的項(xiàng)目管理是一個(gè)描述活動(dòng)前，活動(dòng)進(jìn)行時(shí)，和活動(dòng)結(jié)束后的各項(xiàng)具體工作的系統(tǒng)。活動(dòng)管理由幾個(gè)管理領(lǐng)域組成，包括活動(dòng)策劃、領(lǐng)導(dǎo)、市場(chǎng)營(yíng)銷、設(shè)計(jì)、控制、和預(yù)算、風(fēng)險(xiǎn)管理、后勤保障、活動(dòng)進(jìn)行或上演、以及評(píng)估。伍方會(huì)議服務(wù)將活動(dòng)分為了五個(gè)階段：
初始階段
項(xiàng)目管理的初始階段的第一個(gè)步驟是活動(dòng)的創(chuàng)意，以及對(duì)活動(dòng)目標(biāo)的設(shè)定。同時(shí)在這一階段也可能包括可行性研究，如建議中的活動(dòng)舉辦地點(diǎn)、日期、可能的贊助者和支持者、大概的預(yù)算、可能的風(fēng)險(xiǎn)、活動(dòng)及活動(dòng)后勤保障所需要的管理等等。在初始階段結(jié)束時(shí)，將對(duì)是否承接或舉辦該活動(dòng)作出決定。
策劃階段
活動(dòng)管理的第二個(gè)階段是項(xiàng)目策劃。策劃就是預(yù)測(cè)和決定一項(xiàng)活動(dòng)都需要哪些內(nèi)容和工作，以及如何讓這些活動(dòng)內(nèi)容和工作揉合在一起。策劃通常要考慮的問題包括活動(dòng)內(nèi)容、活動(dòng)形式、活動(dòng)宣傳等要素。
執(zhí)行階段
籌備階段就是活動(dòng)的準(zhǔn)備階段，根據(jù)活動(dòng)策劃方案進(jìn)行資源的調(diào)度和內(nèi)容的準(zhǔn)備。這一階段的特點(diǎn)是：
1、對(duì)各項(xiàng)策劃或計(jì)劃的應(yīng)用。
2、監(jiān)督和控制。
3、在比較計(jì)劃和現(xiàn)實(shí)的基礎(chǔ)上，作出決定。
4、向利益相關(guān)者們報(bào)告工作的進(jìn)度。
5、進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)控制的管理。
進(jìn)行階段
在傳統(tǒng)的項(xiàng)目管理中，前三個(gè)階段就已經(jīng)是對(duì)項(xiàng)目任務(wù)的完成。活動(dòng)是非物質(zhì)性的資產(chǎn)，所以不會(huì)像一棟建筑物那樣在完成任務(wù)后被交接。基于這個(gè)原因，在活動(dòng)的項(xiàng)目管理過程中加入一個(gè)“活動(dòng)的進(jìn)行階段”就是非常明智的了。“活動(dòng)進(jìn)行階段”就是活動(dòng)的現(xiàn)場(chǎng)效果呈現(xiàn)。前三階段的工作成效決定“活動(dòng)進(jìn)行階段”的效果。
收尾階段
這一過程包括對(duì)活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)的清理和其它管理方面的善后工作。
1、概念要讓人心動(dòng)。
2、執(zhí)行不能出漏洞。
3、現(xiàn)場(chǎng)要有互動(dòng)。
4、表現(xiàn)形式要生動(dòng)。
5.媒體宣傳要聯(lián)動(dòng)。
6、活動(dòng)效果要求轟動(dòng)。
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