現(xiàn)在很多公司的會務(wù)負(fù)責(zé)人或者相關(guān)部門負(fù)責(zé)人對如果做好會議管理的知識欠缺，但是公司每年要舉辦大小數(shù)十個會議，所以對這些負(fù)責(zé)人來說是一個急需掌握的能力，因?yàn)閷τ谂e辦一個具有相當(dāng)規(guī)模會議的組織者來說，如何讓眾多的會議參與者在每一個環(huán)節(jié)諸如簽到、開會、餐飲、娛樂、學(xué)習(xí)、交流等項(xiàng)目中得到他們想得到的東西，同時又能關(guān)注到與會者一些意想不到的情況，比如突發(fā)的疾病、家庭危機(jī)或其他個人麻煩等。此外，還要解決隨時都有可能發(fā)生的諸如發(fā)言人沒有及時到場、惡劣的天氣或音響設(shè)備失誤等突發(fā)事件呢？作為一個專業(yè)的會議管理公司，我們杭州伍方會議服務(wù)有限公司提出以下一些建議供您參考。

一、 確立明確的目標(biāo)和公司領(lǐng)導(dǎo)的要求

　　對任何一個商業(yè)公司而言，要想讓會議開得有價值，必須要有一個明確的目的。通過會議獲取所需，提供給與會者相應(yīng)的價值，并且能回報投資。

二、 完善信息的采集與分析
　
　　信息的收集極為重要，這其中包括了解客戶的需求（細(xì)節(jié)請看流程中附錄-客戶需求分析單）、了解會議的出席者、了解媒體、了解預(yù)算、分析自己的不足等。

三、 制定周密的計(jì)劃

無論是甘特圖還是進(jìn)度表，一個周密的計(jì)劃必須包括會議里所有的細(xì)節(jié)，另外，保證定期的追蹤可以避免一個周密的計(jì)劃成為項(xiàng)目經(jīng)理墻壁上的裝飾。

四、 不要為了省小錢而在大事情上糊涂

　　保證合作的供應(yīng)商提供高品質(zhì)的服務(wù)，千萬不要為了省點(diǎn)小錢而犧牲了會議的品質(zhì)，到最后損失最大的還是你自己。

五、 實(shí)施嚴(yán)格的現(xiàn)場管理

　　在進(jìn)行現(xiàn)場管理時，一定要嚴(yán)格地對照計(jì)劃表上的事項(xiàng)進(jìn)行操作，任何疏漏都會導(dǎo)致會議的失敗。此外，現(xiàn)場負(fù)責(zé)人需要有隨機(jī)應(yīng)變的能力。開會之前就要責(zé)任細(xì)分至個人身上。

六、 記住員工、顧客永遠(yuǎn)是第一

　　你的聽眾是你的顧客，他們會付帳給你，因此他們必須要感受和接受到價值，他們必須要體會到此次會議的重要性。如果你覺得有什么事比顧客更重要，請記住：顧客永遠(yuǎn)是第一重要的！

七、最大限度地使用技術(shù)

技術(shù)能給你很多幫助，自始至終地盡可能多使用技術(shù)，使得顧客和工作人員都能很輕松地運(yùn)用技術(shù)，但是，必須記住不可用技術(shù)代替人與人之間的交流。（技術(shù)的運(yùn)用參看“多媒體會議包裝”）

八、清晰而明確的溝通

　　清晰而明確的交流是整個項(xiàng)目成功的關(guān)鍵。想象你是一個與會者，不了解內(nèi)部的計(jì)劃、程序或是后備工作，如何在最短的時間內(nèi)了解這一切呢？

九、成熟的危機(jī)管理

　　針對不可預(yù)見的問題與可能的場景危機(jī)，必須準(zhǔn)備好解決方案，將最壞的結(jié)果羅列出來，然后逐一提出解決方案。

十、提供足夠的價值

　　為了滿足與會者的需求，一個會議項(xiàng)目應(yīng)該能提供給聽眾有用的價值，無論是教育還是培訓(xùn)抑或是新產(chǎn)品發(fā)布會或經(jīng)銷商會議---內(nèi)容是關(guān)鍵，充實(shí)的內(nèi)容將使價值在會議中得以體現(xiàn)。