工作中，伍方會議服務常常組織或參加各種各樣的會議，如何有效傳遞信息，高效溝通，提高會議效率，一直是大家比較關注的一個話題，現結合公司精益管理的推進，就會議的舉辦提出以下幾點建議，供大家參考：

一、明確會議目的。召開會議一般有三個目的：溝通、協調和決策。針對會議目的我們應選擇不同的參加人并準備相應的資料。目的明確也能明晰責任，這也有利于跟蹤會議結果落實情況。

二、準確確定人員。會議的參加人員數量要適度，不能太多，層級不能相差太遠，否則不可能做到暢所欲言、各抒己見。

三、會前形成議程。要在會議之前建立清楚的會議議程，在會前分發各參會人員，使與會人員了解會議的意義、目的、會議程序及相關事項，有充分的時間準備相關的資料。

四、會前充分準備。參加會議前根據得到的會議議程作充分的準備，包括收集信息、準備資料，如要在會上發言不但要準備發言材料，還要設想別人可能會提出的問題并作好準備。

五、廣泛收集信息。要以學習的態度去認真傾聽別人的意見和建議，不輕易打斷別人，不被自己原有的立場所左右，不將自己的觀點強加于人。如果要公布既定的政策或決定等，應在事前說明不容討論。

六、遵守會議時間。要尊重別人的時間，開會一定要準時，并要對每個議程定個大致的時間限制，一個議題不能討論過久，如不能得出結論可暫放以后再議，避免影響其他議題。如一個議題一定要有結論的話要事先通知與會人員，使他們有充分的思想準備。

七、做好會議記錄。會議結束后，要及時形成一個準確完整的會議紀要，會議的各項決議有具體執行人員及完成期限。如決議的完成需要多方資源共同參與，要在決議記錄中明確分工和要求，避免互相推諉，影響決議的完成。

八、會后跟蹤決議。會議的目的就是為了達成共識，解決問題。因此要建立會議事后追蹤制度，對會議議定事項進行跟蹤;如有特殊情況也可及時發現并進行調整，確保各項會議決議都能按時按要求完成。

資料整理：伍方會議服務