根據伍方會議服務多年的經驗，如果是小型商務會議，簽到相對簡單，僅僅是名錄登記。但如果是大型會議或者展覽，那么住宿安排及簽到就是一項復雜的工作。

通常情況下，會議的簽到與住宿安排連在一起。大型會議如果想要簽到過程不出現混亂，必要的流程及準備是必須的：

1、回執統計表

2、簽到表格

3、引導及協助人員

4、住宿賓館準確的房間數量及房間號

5、房間分配表

6、總臺及時拿出房卡

7、標明入住者姓名及房號的小信封(內裝客房鑰匙，通常酒店可以提供)

8、入住酒店相對明顯的路徑指示

9、會議會展須知

10、會議會展詳細日程

11、考察線路及參與方式

12、酒店功能開閉說明及付費標準

13、返程預定及確認

14、會務交通使用方式及付費標準

如果可能，伍方會議服務建議盡量使用計算機作簽到，如會議電子簽到機。一般情況下，簽到服務人員應該不少于6人——工作時間應該根據會展參與人員抵達時間合理分配。

如果事先將回執的項目設計得很周全，對于簽到及入住安排有很大幫助。