其次是可能。即最好是安排在每位與會(huì)者都能來參加會(huì)議的時(shí)間。再次是適宜。即要考慮氣候、環(huán)境等自然因素和社會(huì)因素的影響。

2.整個(gè)會(huì)議需要的時(shí)間。可長(zhǎng)可短，盡量緊縮。少則幾分鐘、幾十分鐘；多則幾天、十幾天甚至長(zhǎng)達(dá)2-3個(gè)月。會(huì)議組織者應(yīng)盡可能準(zhǔn)確地預(yù)計(jì)會(huì)議需要的時(shí)間，并在會(huì)議通知中寫明，便于與會(huì)者有計(jì)劃地安排好工作。

3.會(huì)議時(shí)間限度。每一次會(huì)議時(shí)間連續(xù)最好不超過1小時(shí)。如果會(huì)議需要更長(zhǎng)時(shí)間，應(yīng)該安排中間休息。筆者曾參加過許多邊疆時(shí)間超過1個(gè)小時(shí)、2個(gè)小時(shí)甚至3個(gè)小時(shí)都不安排中間休息的會(huì)議。這種會(huì)議可能是考慮到會(huì)議內(nèi)容多，要趕時(shí)間，但實(shí)踐證明這種疲勞式開會(huì)的會(huì)議效果并不好，因?yàn)樗`反了人們的生理規(guī)律與有效會(huì)議周期律。

(二)會(huì)議地點(diǎn)

會(huì)議地點(diǎn)，又稱“會(huì)址”。既是指會(huì)議召開的地區(qū)、城鄉(xiāng)所在地，又是指會(huì)議召開的具體會(huì)場(chǎng)。為了使會(huì)議取得預(yù)期效果，選擇最佳會(huì)議會(huì)址，也得考慮多種因素。

國(guó)際性或全國(guó)性會(huì)議，要考慮政治、經(jīng)濟(jì)、文化等大方面的因素，一般選擇在首都北京或其他中心城市，如上海、廣州、武漢、西安等地召開。

專業(yè)性會(huì)議，應(yīng)選擇富有專業(yè)特征的城鄉(xiāng)地區(qū)召開，以便結(jié)合現(xiàn)場(chǎng)考察。小型的、經(jīng)常性的會(huì)議常常就安排在單位的會(huì)議室。選擇會(huì)址，還要考慮會(huì)場(chǎng)設(shè)施、交通條件、安全保衛(wèi)、氣候與環(huán)境條件等因素。

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，現(xiàn)代會(huì)議的手段也日新月異，會(huì)議的地點(diǎn)也就可以分成若干個(gè)分會(huì)場(chǎng)。會(huì)議也不一定要設(shè)在單位里或賓館里，家庭和交通工具上，只要有電話機(jī)、電視機(jī)和計(jì)算機(jī)、視頻等通訊終端，就都可以成為分會(huì)場(chǎng)。這就使會(huì)議活動(dòng)的舉行，更為靈活自由，更加方便快捷，從而大大提高會(huì)議的效率。

(三)會(huì)場(chǎng)設(shè)施

會(huì)場(chǎng)設(shè)施是室內(nèi)會(huì)議活動(dòng)所必需的各類設(shè)備與空間環(huán)境的總稱。會(huì)場(chǎng)設(shè)施主要有會(huì)場(chǎng)面積與空間大小、音響設(shè)備、燈光設(shè)備、視聽設(shè)備、同聲翻譯設(shè)備、空調(diào)設(shè)備、多媒體設(shè)備、桌椅等。會(huì)場(chǎng)設(shè)施選擇與布置主要根據(jù)會(huì)議類型、會(huì)議規(guī)模與規(guī)格、會(huì)期長(zhǎng)短、會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算等方面因素來綜合考慮。

綜上所述，會(huì)議活動(dòng)要素是由會(huì)議活動(dòng)主體、會(huì)議活動(dòng)客體、會(huì)議時(shí)空環(huán)境構(gòu)成的“三類九種”要素體系，三類要素之間的相互聯(lián)系、相互影響使他們共同組成了一個(gè)息息相關(guān)的有機(jī)整體。  

參考資料：http://wenku.baidu.com/view/56fc8d09844769eae009ed30.html