一、會議報告安排

（一）會議最終日程

伍方會議服務會在會議開始之前發給每位代表一本會議最終日程，要全面、系統和詳細地將會議三部分演講以及其他一些專業活動介紹給會議代表，包括：每位特邀大會演講人和分組口頭演講人的姓名、國際、工作單位，作演講的日期和具體時間，演講的編組序列號以及對應的會議室；每位張貼演講人的姓名、國際、工作單位，張貼演講的日期和具體時間，張貼演講的編組序列以及對應的壁報板。代表憑借最終日程的指導，挑選最感興趣的演講聆聽，并能及時找到演講所用的會議室。

（二）會議演講人索引提供

為方便會議代表的查詢，還要提供演講人索引，這是由于會議代表參加會議特別是參加專題會議的目的性是非常明確，他們事先要認真閱讀會議的最終日程，挑出他們最感興趣的演講，作好計劃，安排好時間順序，屆時將準時前往參加。有時一個上午就要到幾個不同專題會議聽取演講。為方便會議代表能夠及時準確地查閱到所感興趣的演講和找到相應的會議室，最終日程提供要按演講人的姓的英文排序編制的索引。

（三）會議室索引提供

有的大型會議同時使用十幾個甚至幾十個會議室，也要提供會議室的索引，為了便于迅速查找，內容只包括三項，即會議分組的編號、使用的會議室房間號和會議室所在的樓層，并應該配上所有會場的平面分布圖。

（四）日程的變動和演講的調整

會議最終日程一經確定并且印刷完畢就不可輕易變動，各個時段的演講也不能隨意調整，否則會議代表就不能按照會議最終日程來尋找他們想要聽取的演講。但是在組織任何一個會議時，總會有一些演講人因為各種不用的原因不能按時參加會議，特別是在突發事件發生后舉辦的會議，演講人不能到會就會更多。

二、會議室和設備安排

妥善地安排會議室和有效地使用設備，是保障會議各種演講順利進行的物質保障。

（一）會議室安排

1.特邀大會演講

如果會議地點只有一個大會議室，開幕式、特邀大會演講和閉幕式也就只能安排在這里，帶來的問題是參會人員較少時，會場顯得空曠；參會人員較多時，會場就比較擁擠。解決的辦法是，當感覺會場空曠時，可以采用教室式的方法布置會場；當感覺會場擁擠時，采用劇院式的方法布置會場。如果會議地點是會議中心，選擇余地則相當大。

2.專題演講會安排

一般的會場都可以作為專題演講用的會議室，人數可以從幾十人到幾百人。專題演講會議室的布置也比較簡單，在會議室一側的墻上懸掛屏幕。屏幕前擺放演講時使用的設備。側面擺放長條桌，供會議主持人使用。專題演講會議一般不再給演講者提供講臺。會議在進行評選專題會議時，參加各個會議的人數絕對不是平均分配的，而是會議代表根據自己的興趣隨機選擇的，因而確定平行專題會議室的容量就成為擺在所有會議組織者面前的難題。會議在進行時，經常會出席的現象是有的會場人滿為患，有的會場卻寥寥無幾。

3.張貼論文的場地安排

根據張貼論文的數量來決定是租用單獨的場地還是選用會議室附近的走廊來進行論文的展示。目前在我國一般都是采用標準板張貼論文，全國統一尺寸，寬1米，高2.4米。可按會議組織者的要求搭建成不同的形狀和長度。每一塊展板上都要求有統一編號，屆時論文作者會根據編號張貼自己的論文。

（二）會議設備安排

伍方會議服務召開的會議所需要的所有設備都必須在會議開始前安排完畢并調試合格，與會者帶來的設備也要事先與會議室的申辦銜接調試至可以運行為止。

資料整理：小燴