在舉辦會議前，伍方會議服務認為策劃者應該具體明確以下要點：

　　預計召開會議的日期、會議預計召開的周期、計劃召開會議的地點、明確會議形式或會議召開程序、需要場地的大小與類型、到會人數的多少、會議預算是多少、計劃選用的酒店和設施的級別、為參會者提供的房間標準的詳細列表、制作會議邀請函的責任人、會議相關資料的打印負責人、確定會議的發言人（特別是重要發言人）、會議需要的視聽設備的級別、需要的食品、飲料由主辦方提供還是餐廳負責、酒會、招待會的次數、與會者的參會條件及優惠措施、是否為與會者安排一些特別活動等等。

做會前，要先明確會議活動中的關鍵節點。
 

　　1．明確會議類型　

　　會議有各種類型，不同的會議需要不同的環境。明確會議類型是策劃并成功召開會議的前提。

　　2．確定籌劃及執行會議的團隊　

　　在一個公司里，從秘書到公司總裁，每個人多多少少都可能會參與會議的籌劃，只不過有人是專職從事這項工作，有的是兼任此職，此外還有其他職責。

　　3．有效溝通　

　　在籌劃一個會議時，籌劃者最好向上司、會議主辦人或會議主席描述一下會議的目的和要求達到的結果，在雙方的意見達成一致后，籌劃者就可以做下一步的會議籌劃了。

資料整理：伍方會議服務