摘要：相信大家都發現了一個很普遍的現象，那就是：現在很多會議都是一個簡短的通知和強制要求觀看的視頻，冗長的報告。這些其實在全國各地都有聽到。聽些放之四海而皆準的陳詞濫調，這樣實在是浪費時間。
    杭州伍方會議服務認為要想提高會議的效率，這種全體會議必須改變，而且是現在就要改。杭州伍方會議服務結合自身的工作經驗總結出來一下幾點，可以幫助大家提升綜合性會議的影響。
    使會議內容變得更加具體。如果你的主要演講人的發言稿適合于任何場合、任何時間、任何聽眾，你的會議可能沒有聽眾會與他們產生共鳴。要確保演講者在他們的發言內容與會議所探討的問題，以及現實之間添加了具體聯系。聯系要做到顯而易見嗎？當然要。但是，它仍然具有不穩定性，有時候也可能會是徒勞無功。活動策劃者們必須要指導演講者，更好地體現他們演講的要點與當前所面臨的挑戰和與會者感興趣的話題之間的關聯。
    而且，不要假設你的與會者會看出會議要點是如何與實際問題互相關聯的。在你的會議中，圍繞主要的發言加入互動的界面，提供“應該怎么辦、現在怎么辦”的環節以加深現演講者發言內容的影響。找一位主持人對會議的演講者進行采訪，以明確他或她的發言內容和你的行業之間的聯系。提供分組討論會議，可以進一步探討會議要點的內容、具體情況，或在相關的專業問題。
    使會議內容更加出人意料。試想在一個黑暗的舞臺上，燈光打在非常知名的闡述會議要點的演講者身上，他直接引入正題，用他富有煽動性的主張贏得了大家的注意。而后，他再加上簡短的自我介紹，而別人通常都要用自我介紹來開場。
    或者，也可以是一個孤獨的聲音在會場的后面唱上一小段，和人們紛紛轉過身來尋找、音樂的來源。這時，其他歌手加入進來，每個人都安排站在聽眾人群中的某處。他們一邊繼續和聲，一邊走到一起，在舞臺上完成一個激動人心的開場。
    你可能為自己的全體會議制定了會議流程。現在是時候改變這種格局了，接下來發生什么是令人意想不到的。誰說后勤通知一定要放在會議開始之前？他們為什么不能在會議結束后，在人們最關心后勤相關的問題和接下來做什么的時候再公布？我們為什么不將枯燥的通知以一個難忘或幽默的方式公布？改變順序、改變重點，你會改變整個會議的氣場。
    使會議內容更加個性化。你的綜合會議所涉及個人群眾越多，你就一定要降少一些固定的格式（或至少從格式中走出來）。大會主席的歡迎致詞一定就是那特定的話嗎？她就不能用自己的語言和風格嗎？當然，我們要確保獲獎者的成就得到認可，然而把他們的名字像讀購物清單一樣的念出來很難做到使人印象深刻；如果我們想要人們還會參加這種面對面的會議，那我們就更應該為大家呈現出人性化的會議面貌。
    美國電影演員工會獎用攝相機分別聚焦在觀眾席上的各位演員的開場。當焦點停在某位演員身上時，會播放一段簡短而非常個性化的故事來解釋演戲對他或她意味著什么。每段短片都用同一句話做結尾：“我的名字是XX，我是一名演員。”這種方式利用群眾的呼聲強有力地體現了演員對于演藝行業的自豪感。取代了舞臺上的主持人拿著話筒的平淡開場，一上來就是觀眾席第N排的與會者。試想一下，在你年度會議的開幕式上也這么開場會是多么震撼呢。

在杭州伍方會議服務看來，一場會議成功與否，關鍵看這場會議是否達到了舉辦方所要的效果，那么提高會議的效率就是非常重要的。