首先，我們需要創建一個工作進度表，這是提高效率、保障活動順利進行的有效手段。工作表的基本內容要包括以下幾個方面：

1、 邀請的貴賓及確認其成行；

2、 舞臺設計、場地搭建、燈光音響布置的完成；

3、 文書工作、會議資料的準備；

4、 房間分配表；

5、 用餐（餐標、菜單、主桌、臺卡）；

6、 交通安排；

7、 各項工作的負責人及聯絡方式；

8、 支付各項定金的時間表；

9、 表演者的邀請及確認；

10、 禮品、胸花、指示牌、胸卡；

11、 會務照片及錄像資料的制作和贈送。

在我們檢查準備工作的時候，比較關鍵點是：

圍繞年會的目的、重要人物、核心議題的關聯活動是否夠豐富、夠突出。在客戶年會上讓贊助商搶了風頭就得不償失了。在結算環節，關鍵是在活動進行過程當中，要事先指定專人在酒店的每個消費場所簽單確認。比如自助餐的用餐人數、用車的時間及里程、洗衣及長途電話費、上網費 、酒水、大堂吧消費、迷你吧消費、會議茶歇的人數等等。一般而言，酒店的各項預定都有保證人數的要求，在預計人數的5-10％以內，酒店是可以靈活處理的。總結報告的內容應該包括此次活動是否達到了預期目的，預算執行情況、對會務代理的服務評價、不足和建議。 

參考資料：http://zhidao.baidu.com/question/107360262.html