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一個成功的會議管理人一定要確定在現場的有效溝通，相反地一個不成功的會議，花費了數月或數年計劃，卻因為現場協調不好而使會議失色，所謂現場溝通是團隊合作的表現。
(一)會前協調會：
在前往會議場地前要先和會場及主要承包商人員排定會前協調會，協調會的目的是對會議現場安排整個細節做詳細討論，讓大家都清楚在現場所負的責任與彼此的協調。
一般會議籌辦人與會場主要工作人員協調會，如場地工程、服務、餐飲和保安人員溝通，如果
會議有應用視聽設備，邀請視聽工程人員一起參加，將所有主要承包商都邀請來。
協調會是提供大家再一次檢查工作內容以及提供問題討論，有些可能在文字中寫得不夠清
楚，彼此指派一個人負責溝通，省得七嘴八舌，有關場地部分都向場地承辦人溝通，因為場地
承辦人不一定一直在會場，問他(她)分機號碼或呼叫器，并問清楚如果周末或清早或晚上和誰
聯絡。安排在會前與會場及主要承包商舉行協調會是非常重要也是必要的。包括會議中心、飯
店、交通／旅游公司等，這是在會前最后一次解決問題的機會。
(二)電話、無線對講機和呼叫器
電話：小型會議可能不需要內部聯系系統，只要利用內線電話即可，但是大型會議只靠會
場或飯店電話系統可能會延誤事情，因此要安裝幾條專線電話，有些飯店和會議中心專線電話
線和設備有限，因此會收取適當的費用。以大部分的情況來說，安排專線電話是經由當地電話
系統，至少要在4個星期前申請。大型會議最好自己申請專線電話線和內線系統，電話號碼往
往很難在大會手冊印制前獲得，但有時也可向雷話公司說明，他們可以先提供號碼，但是不保
證到時候安置的號碼一定相同，如果會議在會議中心舉行，他們有自己內部電話系統，事先要
有電話號碼就不會那么復雜。
在申請電話時，提供一份場地平面圖，這樣對安置的人來講比較方便，還有一種"熱線電
話"，這種不需要撥號，只能兩邊溝通，有些主辦單位申請這種電話是為了兩邊快速溝通。
無線對講機：為了在會場快速與主要工作人員溝通，很多會議籌辦人利用對講機聯系。對
講機在同一頻道可多人通話，它的優點是可以立即回答或處理緊急事件，這種通訊范圍在戶外
大約一二條街之內。有些對講機可立即換電池，大部分都是晚上充電，這種通訊系統有執照，
因此租金較高，有些會議籌辦人發覺它攜帶不方便，有時在某種情況下收訊不好，鋼筋水泥建
筑中收訊會被阻擋。無論如何很多會議籌辦人還是認為他們有需要，并提供下列指引。
1．與承租商談妥一旦發生故障，即使在周末假日也要立即修理和更換。
2．多租用幾臺手機和充電器，以防萬一故障還有備用。
3．事先了解會場哪些地方是通訊死角，這些地方采用其他通訊方式。
4．每天晚上不要忘了充電。
5．分派對講機由哪些主要負責會議的人使用。
6．僅用于緊急事件溝通，而不是用來聊天。;
最后兩項很重要，目的為了維持系統通暢，當一項訊息在溝通時所有使用者都能知道什么
事情。而更新的技術是可以預期的，它將更有效，更有靈活性，更輕巧，例如大哥大已經成為
最常用的通訊工具。
呼叫器：呼叫器系統可在當地通訊公司或某些會場租用，每一個呼叫器有一個號碼，當打
這個號碼時，呼叫器會響，接到訊息者再打回去，呼叫器的種類很多。呼叫輕巧，租金價格也
比對講機便宜，可以在較遠距離收到訊息。
(三)服務柜臺與留言中心
每一個主辦單位都了解在大會期間提供一個服務柜臺與留言中心是必要的，服務柜臺與留言中心可以非常簡單也可以很復雜，在這個中心提供基本資料和留言，有一人或兩人以上在那里負責，可以是主辦單位工作人員也可以雇用當地臨時工作人員提供大會資料以及當地資料，最簡單的留言中心是一片3米x 3米公告欄，按字母分團體，與會者留言或接到外來電話，每個留言要注明給哪位與會者，留言中心要有架子或圓筒，這些東西會議中心可提供。這個中心也可以提供航空、租車和旅游服務，較為復雜的是將留言經由幻燈打在會場或電腦上(在國內的會議中心并沒有留言架子或圓筒可提供)。
基本設備：
1．將服務柜臺安置在所有活動的中央區。
2．確定服務柜臺有足夠空間放置留言板等。
3．確定服務柜臺可接電話線。
4．其他必需用品。
5．事先印制一些留言條。
6．準備足夠的筆，因為報名者會順手將筆帶走。
7．電話簿。
8．信封，有些人希望接到留言是用信封封好的。
9．當地資料。
10．當地餐廳指南。
11．地圖。
12．觀光和購物指南。
