一、報到小組

被選派的現場報到工作的人員應該是經過培訓并熟悉后勤和報到工作的方方面面。每位工作人員都應有該建筑內所有與會議有關的場所的方位圖。關鍵人員在整個會議期間還應配有通訊工具以便及時溝通情況和隨時到位。書面的工作指示和行為規范也是不可少的。

伍方會議服務每次活動的時候都必須讓現場工作人員清楚以下幾件事： 

1、會議活動的日程表 

2、各種活動次數

3、工作人員的分配；    

4、一些必需場所的位置（商務中心、洗衣房、大堂洗手間等） 

二、報到人員的分配

1、 分配的報到人員要充足，如有需要，可指定后備人員

2、 選擇合適性格的人員作為接待員。外向、愉快和樂于助人是必需的性格

3、一定要選派一名調停人。擅于做出圓通決定的人最能使生氣的一方平靜下來并對調停感到滿意

4、 對于大型會議的大批工作人員，要提供一個專門的會務人員休息室

5、報到地點一定備有充足的會議介紹、地圖和相關資料用來發放

6、發給每個工作人員一張急救電話號碼表。應包含主要航空公司、出租車公司和會議有關方的電話號碼；報到處要始終有一位工作人員，負責傳信聯絡。

三、指示牌

與會者在酒店迷了路是最令人沮喪和懊惱的事情。所以伍方會議服務每次活動都會準備足夠的指示牌，把他們擺放在需要的地方，以保證與會者能毫不費力地找到想去的地方。